Dva freelanceři, jedna IT firma: kdo rozhoduje a kdo podepisuje

Ve společné IT firmě nestačí rozdělit programování a komunikaci se zákazníkem. Před prvním projektem musíte určit, kdo schválí rozsah projektu a kdo podepíše smlouvu. Jinak je snadné slíbit v nabídce termín, na který kolega při plánování vývoje ještě ani nepomyslel.

Rozdíl rolí u zakázky

Popis práce může být jasný. Jeden připraví technické specifikace a druhý je probírá se zákazníkem. Ale co ostatní rozhodnutí týkající se společnosti? Společníci se na řízení společnosti podílejí na valné hromadě nebo mimo ni, jak říká § 167 odst. 1 zákona o obchodních korporacích.

Při uzavírání smlouvy se zákazníkem jde již o zastupování společnosti jednatelem. Základem pro to je § 194 odst. 1 zákona o obchodních korporacích v kombinaci s § 164 odst. 1 občanského zákoníku. Pro přípravu smlouvy je proto rozumné oddělit osobu, která zná požadavky zákazníka, od role, v níž se smlouva podepisuje. Může to být i tatáž osoba.

Rozdíly vysvětluje článek Jednatel a společník – v čem se liší?

Co když jste jednateli oba?

Počet jednatelů nutně neurčuje počet podpisů, které smlouva vyžaduje. Z § 164 odst. 2 občanského zákoníku vyplývá, že každý jednatel smí zastupovat společnost samostatně, pokud společenská smlouva neurčí jinak. Vyžaduje-li společenská smlouva podpisy obou, musí být při plánování zakázek k zastižení i kolega.

Pro rozhodování uvnitř společnosti platí jiné pravidlo. Jsou-li jednatelé dva a netvoří kolektivní orgán, potřebují k rozhodnutí o obchodním vedení souhlas obou, pokud společenská smlouva nestanoví jinak (§ 195 odst. 1 zákona o obchodních korporacích).

Zkratka „klienty řeší kolega“ pro takovou dohodu není dostatečná. Co když si zákazník během hovoru vyžádá další změnu a bude očekávat, že bude provedena v původním časovém rámci? Kolega to jistě může zdokumentovat. Ale osoba, která bude změnu kódovat, musí poskytnout odhad pracnosti.

Do Excelu patří konkrétní úkoly

Jednoduchá tabulka může pomoci při organizaci práce. Každý řádek může popisovat úkol, kdo shromáždí podklady, s kým se probírají výsledky a kde se dají podklady najít. Pokud práci rozdělíte například na vývojové a komunikační práce, tabulka může vypadat takto:

Tabulka může popisovat přípravu práce. Pravidla pro přijímání rozhodnutí a podepisování by měla být popsána jinde, aby se při čtení řádku nezaměňoval ten, kdo připravuje materiály, s tím, kdo je oprávněn jednat jménem společnosti. U žádostí o změny je často užitečné zapsat datum poslední dohody (zejména u zákazníka, který neustále přidává požadavky).

Ještě před založením

Založení s.r.o. vám dává příležitost probrat přidělení času na řízení společnosti a přidělení času na dokončení zadání. Je rozumné probrat situaci, kdy jeden z vás zůstane několik dní bez připojení. V dokumentech o založení společnosti uvedete, kdo bude jednatel a jak budete společnost zastupovat. Více informací obsahuje přehled založení společnosti.

Plán „střídání“ zní zpočátku dobře, ale ne na dlouho, protože oba budete čekat na toho druhého. U projektu, který se nejspíš protáhne, si zapište další kroky: kdo dělá technický odhad a kdo předává návrh smlouvy. Když potřebujete konzultovat společný přehled, poslední poznámka nemá znít „pracuje se na tom“. Poznámka má uvádět, kdo dělá co.

úvodní obrázek (Unsplash, autor Azwedo L.LC)